Purchase order là gì

Purchase order có nghĩa là đơn đặt hàng. Đó là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến người bán để ủy quyền cho phép mua hàng.

Trong lĩnh vực kinh doanh, tài chính chắc hẳn bạn đã từng nhìn thấy từ “purchase order”. Vậy ý nghĩa của từ này là gì và người ta dùng nó với mục đích gì?

Purchase order là gì?

Purchase order viết tắt là PO, nghĩa là đơn đặt hàng. Đây là một dạng tài liệu phục vụ cho quá trình quản trị kinh doanh được gửi từ người mua đến nhà cung cấp được chỉ định sẵn.

Purchase order là một dạng hợp đồng ràng buộc giữa bên mua và bên bán về các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ.

PO bao gồm: chi tiết về giao dịch, giá trên mỗi đơn vị sản phẩm, số lượng mặt hàng, chi tiết kiểu dáng, màu sắc.

Nhiều doanh nghiệp còn đưa thêm các điều khoản khác nhau về hoạt động thanh quyết toán, vận chuyển.

Mỗi PO cần được đánh số duy nhất để có thể tiện theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai.

Purchase order gồm các nội dung cơ bản nào?

Những nội dung cơ bản cần có trong đơn đặt hàng PO là gì gồm:

• Number and date: số đơn hàng, ngày lập đơn hàng.
• Seller / buyer name, contact: Thông tin người mua, người bán
• PIC: Người chịu trách nhiệm.
• Product description: Mô tả hàng hóa.
• Quantity: Số lượng hàng hóa bên mua cần.
• Quality / specifications: Thông số kỹ thuật sản phẩm.
• Unit price: Đơn giá trên 1 đơn vị sản phẩm.
• Total amount: Tổng giá trị hợp đồng.
• Payment terms: Điều kiện thanh toán.
• Delivery terms: Điều kiện giao hàng.
• Special instruction: Các điều kiện đặc biệt như: discount, FOC….
• Signature: chữ kí của 2 bên.

Tại sao phải sử dụng đến purchase order?

Các doanh nghiệp hiện nay cần phải sử dụng đơn đặt hàng với nhiều ký do như:

• Đơn đặt hàng sẽ làm rõ những yêu cầu của bên mua dành cho bên bán.
• PO giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi, quản lý đơn hàng một cách hiệu quả hơn.
• PO giúp bên mua có thể tính toán các chi phí cho việc chi trả tiền vận chuyển, các chính sách ưu đãi. 
• Đơn đặt hàng có thể đóng vai trò tài liệu pháp lý chính xác. Tuy nhiên, nếu muốn PO trở thành tài liệu pháp lý rõ ràng thì bên mua cần có được sự đồng ý của bên bán.
• Đơn đặt hàng là tài liệu quan trọng trong hoạt động kiểm toán.